Reconhece o número numa intimação escaneada?

Sim. Quando a regra usa uma condição de conteúdo, o app lê o texto sozinho, inclusive de PDF escaneado, com OCR embutido que roda 100% no seu PC. A primeira leitura de uma pasta grande pode demorar; depois cada arquivo novo é reconhecido na hora.

Preciso de uma regra para cada processo?

Para arquivar por número, sim — uma regra por processo ativo, com o número dele. Já intimações, jurisprudência e contratos têm receitas prontas que servem a todos os processos de uma vez.

Os documentos dos meus clientes saem do computador?

Não. Toda leitura e arquivamento é local. Nada é enviado, nenhuma conta é exigida, e a origem de um download é lida do seu próprio disco, sem nenhuma requisição à internet.

E se uma regra arquivar no processo errado?

Nada é apagado — os arquivos são movidos e toda execução fica registrada. Clique em “Desfazer” naquela execução e ele volta. Rode o “Simular efeito” antes e você vê o resultado antes de qualquer coisa se mover.

Ele também cuida de prazos?

Sim. Uma ação pode “Criar lembrete (tag)” quando o documento é arquivado — é o que a receita de intimações faz, pra nenhum prazo passar em branco. O Elegant File Explorer está disponível na Microsoft Store — compra única, com 7 dias de teste grátis. As receitas de leitura de conteúdo (OCR) fazem parte do pacote premium.

Para advogados: processos organizados pelo número

Todo advogado conhece a pasta. O PJe baixa uma intimação como 28391_documento.pdf. A parte contrária manda peça_final_v3.pdf. A plataforma de assinatura devolve envelope-cc19.pdf. Nenhum desses nomes diz a que processo o arquivo pertence — então você abre um por um, renomeia, arrasta pra pasta do cliente certo. Faça isso quarenta vezes por semana e você passou a tarde sendo arquivista, não advogado.

A boa notícia: o documento já sabe de que processo é. O número do processo vem impresso dentro de quase toda intimação, decisão e petição. Os nomes das partes vêm dentro de todo contrato. Essas marcas estão no texto, mesmo quando o nome do arquivo é lixo. O Elegant File Explorer lê essas marcas e arquiva por você — e tudo o que ele lê e move acontece no seu próprio PC, sem nada sair de lá.

Por que o nome do arquivo trai o advogado#

Documento jurídico chega de sistemas que você não controla. O portal do tribunal nomeia por ID interno. O cliente escaneia uma via assinada e manda scan0023.pdf. O estagiário baixa três documentos e recebe download (7).pdf. Uma regra que só lê o nome não faz nada contra isso — o nome é ruído.

O ponto de partida honesto é este: pare de tentar organizar pelo nome e comece a organizar pelo que está escrito dentro do documento. Essa é a virada — e é justamente o que o Explorer comum do Windows não faz.

Ler o número do processo dentro do arquivo#

A marca mais confiável que uma peça carrega é o próprio número do processo. O Elegant File Explorer tem uma condição que olha o conteúdo do documento — PDF, DOCX e TXT — não só o nome. Quando a regra usa “Conteúdo contém (PDF, DOCX, TXT)”, o app lê o texto do documento por você. E funciona até em PDF escaneado: a leitura é OCR embutido, 100% no seu PC. A decisão que chegou como um scan achatado é lida igual à nativa digital.

O jeito mais direto para um processo ativo: montar uma regra por processo, com o número dele.

Abra Auto-organização e clique em + Nova regra.
Nome da regra: o processo, ex.: Acme x Fulano — 1002345-67.2024.
Pastas monitoradas: clique em + Adicionar pasta, Procurar… e escolha a Downloads (adicione a Área de Trabalho também, se as intimações caem lá).
Quando rodar: “Automaticamente, quando um arquivo chegar (tempo real)”, pra intimação ser guardada assim que baixa.
Quais arquivos (condições): adicione duas condições unidas em Todas (E):
- “Extensão é” com o valor .pdf, pra só PDF entrar na leitura.
- “Conteúdo contém (PDF, DOCX, TXT)” com o número, ex.: 1002345-67.2024.
O que fazer (ações): adicione, em ordem:
1. “Aplicar tag” → Acme.
2. “Mover para” → Documentos\Processos\Acme x Fulano\{ano}.

Clique em “Simular efeito” pra ver a Pré-visualização — nada é alterado de verdade — e só então “Salvar regra”. A partir daí, qualquer PDF que traga 1002345-67.2024 no texto cai na pasta daquele processo, etiquetado, não importa como o arquivo se chame. Uma regra por processo ativo, e a sua Downloads se arquiva sozinha por autos.

A primeira leitura de uma pasta cheia roda em segundo plano e pode demorar — o app está lendo cada documento uma vez. Depois disso, cada arquivo novo é reconhecido na hora.

As receitas prontas que já servem ao Direito#

Você não precisa montar tudo à mão. Na Galeria de Receitas (o assistente oferece com “Que tal começar por uma receita pronta?”), várias receitas fazem o serviço pesado:

“Organizar processos por número” reconhece o arquivo pelo número no padrão CNJ ou pela palavra “processo”/“autos” — e também pelo número escrito dentro do PDF ou DOCX — e arquiva em Jurídico\Processos por ano, com a tag Processo.
“Intimações pelo conteúdo (PJe/e-SAJ)” abre cada PDF que chega, e se encontrar “intimação”, “intime-se” ou “mandado de citação” escrito dentro, arquiva em Jurídico\Intimações por mês, com a tag Intimação, e cria um lembrete de prazo na mesma hora. Em tempo real: caiu na Downloads, foi reconhecida e guardada. Para quem advoga, esta receita sozinha paga o aplicativo.
“Jurisprudência pelo conteúdo” reconhece “acórdão”, “inteiro teor” e “ementa:” dentro do PDF e monta sua biblioteca de precedentes em Jurídico\Jurisprudência.
“Petições e peças processuais” reúne petição, procuração, parecer e contestação pelo nome em Jurídico\Peças.
“Contratos pelo conteúdo (PDF e DOCX)” lê “contratante”, “contratada” e “cláusula” por dentro e guarda em Documentos\Contratos.

Todas são honestas na mesma coisa: leem o que está impresso, não o nome do arquivo — por isso pegam justamente os arquivos mal nomeados que derrotam qualquer outra abordagem.

Arquive também pela origem#

Há um segundo sinal que você já tem e nunca vê: o Windows registra de onde veio cada download — o site por trás dele. Quase nenhum programa mostra. O Elegant File Explorer mostra, e uma regra pode agir nisso.

Use a condição “Baixado do site (domínio)” com o endereço do portal do tribunal, e todo documento que você puxa daquele site se arquiva sozinho numa pasta do tribunal. O token {origem} até carimba o site de origem direto no nome da pasta. É só leitura — o app nunca altera o arquivo nem “desbloqueia” nada.

Se depois você quiser buscar dentro dessas peças — achar a única petição que cita determinada súmula, entre centenas de PDFs escaneados — é o mesmo motor de leitura trabalhando. Nosso guia sobre buscar texto dentro de PDFs, até escaneados mostra isso do começo ao fim.

Nada é apagado, tudo é reversível#

O medo profissional com automação é mover a coisa errada. Duas travas respondem a isso. Primeiro, “Simular efeito” mostra exatamente o que aconteceria — a prévia completa — antes de um único arquivo se mexer. Segundo, toda execução pode ser revertida: o histórico guarda cada execução e o “Desfazer” põe tudo de volta. Mover é mover, nunca apagar; um arquivo mandado pro processo errado está a um clique de casa.

Num escritório, é a pasta de destino que multiplica o ganho. Aponte o “Mover para” de uma regra pra uma pasta que o gerenciador de documentos ou um drive sincronizado já vigia, e o arquivamento local vira, de graça, arquivamento do escritório inteiro — sem e-mail, sem zip, sem “segue anexo”.