Organizar archivos de diseño por cliente

El escritorio de un diseñador nunca es una sola cosa. En una tarde guardas un archivo de Figma, exportas doce pantallas en @2x, bajas tres fuentes, sacas dos imágenes de banco y renderizas un vídeo final para aprobación. Todo eso cae en la misma carpeta Descargas donde están el extracto del banco y un meme que te mandaron. El viernes la carpeta es un vertedero, y cuando el cliente pide “el logo final” estás escarbando entre logo_final.svg, logo_final_OK.svg y logo_FINAL_v3.svg para adivinar cuál enviaste.

El desperdicio no es el diseño. Son los veinte minutos al día haciendo de administrativo — arrastrando, renombrando, buscando. Esa parte la hace el ordenador, y la hace por las dos únicas cosas que de verdad identifican un archivo de diseño: qué tipo de archivo es y de quién es.

Por qué ordenar a mano traiciona el trabajo creativo#

La salida de diseño es un zoológico de formatos. Fuentes editables (.fig, .psd, .ai, .indd), exports (.png, .jpg, .svg), tipografías, banco de imágenes, renders — cada uno quiere un sitio, y todos llegan mezclados. Separar a mano es tomar la misma decisión cientos de veces por semana: esto es fuente, aquello es export, esto es de Acme, aquello es personal. Lo harás bien el lunes y mal el jueves, porque la fuerza de voluntad no es un sistema de archivo.

El giro es dejar de separar y empezar a describir. Le dices una vez a Elegant File Explorer qué es un archivo de Figma, o cómo se ve un export de pantalla, y archiva cada uno nuevo por ti — en tu propio PC, moviendo archivos, nunca borrando.

Las recetas listas que ya sirven a un estudio#

Abre la Galería de recetas (el asistente la ofrece con “¿Qué tal empezar desde una receta lista?”) y los paquetes Diseño y UI/UX y Adobe y Creación ya cubren casi todo el desorden de un diseñador. Algunas que cargan peso de verdad:

• Figma, Sketch y XD reúne tus archivos-fuente de interfaz (.fig, .sketch, .xd) en Design\Proyectos con la etiqueta Proyecto UI — lo editable, lejos de los exports.
• Iconos y vectores (SVG/EPS) junta .svg y .eps en Design\Assets con la etiqueta Asset, para que tu biblioteca reutilizable deje de esparcirse por Descargas.
• Exportaciones de pantalla (@2x/@3x) reconoce imágenes de entrega por la densidad en el nombre (@1x, @2x, @3x) o por “mockup”/“screen” y las archiva en Design\Exports con la etiqueta Export UI — el lote que mandas al dev, en un solo sitio.
• Banco de imágenes (stock) organizado conoce la huella de nombre de los propios sitios de banco (pexels-, unsplash, freepik, shutterstock, envato, istock) y mueve esas descargas a Design\Banco de imágenes con la etiqueta Stock, aparte de tus fotos personales y fácil de acreditar después.
• Adobe: reunir archivos de proyecto barre .psd, .ai, .indd, .prproj, .aep y .xd a Adobe\Proyectos por mes, con la etiqueta Proyecto Adobe — los originales editables separados de todo lo que generan.
• Fuentes descargadas para instalar reúne .ttf, .otf, .woff y .woff2 en una carpeta “Fuentes para instalar” con la etiqueta Fuente, para acabar la caza de una tipografía al cerrar el layout.

Ninguna de estas lee el interior de los archivos ni toca internet. Casan por el tipo y por el nombre, y mueven — la fuente que ibas a perder está a una etiqueta de distancia.

Una carpeta por cliente, sola#

Las recetas separan por el qué. La otra mitad de la cordura de un estudio es separar por el quién. Si pones el nombre del cliente en los nombres de archivo — la mayoría ya lo hace, al menos a medias — una regla por cliente activo convierte ese hábito en archivo automático.

1. Abre Autoorganización y haz clic en + Nueva regla.
2. Nombre de la regla: el cliente, p. ej. Acme — nueva marca.
3. Carpetas monitoreadas: haz clic en + Agregar carpeta, Examinar… y elige Descargas (agrega el Escritorio también, si ahí cae el trabajo).
4. Cuándo ejecutar: “Automáticamente, cuando llegue un archivo (tiempo real)”, para que la entrega se archive en cuanto se guarda.
5. Qué archivos (condiciones): una condición — el nombre del cliente — para atrapar todo lo que se llame Acme.
6. Qué hacer (acciones): en orden, “Aplicar etiqueta” → Acme, luego “Mover a” → Design\Clientes\Acme\{año}.

Haz clic en “Simular efecto” para ver la Vista previa — nada se cambia de verdad — y solo entonces “Guardar regla”. A partir de ahí, todo archivo que lleve el nombre del cliente cae en su carpeta, etiquetado y fechado, sin importar el formato. Una regla por cliente activo, y la carpeta del estudio se monta sola.

Separa el final del borrador#

El error más caro del trabajo creativo es mandar la versión equivocada. Dos cosas impiden que el final y el borrador se toquen.

Primero, la receta Renders finales de vídeo por mes reconoce el vídeo exportado por las palabras que todos usamos — “render”, “master”, “final”, “export” — y archiva en Vídeos\Renders por año y mes, con la etiqueta Render. La entrega no vuelve a mezclarse con el material bruto, y la versión que el cliente pidió está justo donde miras.

Segundo, el borrador y el archivo de recuperación se multiplican solos. La receta Edición: barrer auto-guardados y recuperados encuentra auto-guardados y copias de recuperación parados hace más de dos días — “auto-save”, “autosave”, “recovered”, “Recuperado” — y los mueve a una carpeta “_Auto-guardados (revisar)”, con la etiqueta Auto-guardado, sin tocar los recientes que aún puedas necesitar. Las carpetas de proyecto quedan más ligeras, y los únicos PSD a la vista son los que quisiste conservar.

Entrega sin buscar#

Cuando los finales de un cliente viven en su carpeta, la entrega sale casi gratis. Apunta el “Mover a” de una regla a una carpeta que tu unidad en la nube ya sincroniza, y “archivado en mi PC” se vuelve “compartido con el cliente” sin correo, sin zip, sin “adjunto lo solicitado”. Los finales aparecen en la carpeta compartida en el instante en que se aprueban.

Y cuando no recuerdas cuál era el archivo — solo que el briefing citaba cierto eslogan, o que un export tenía la frase del cliente — el Buscador integrado (Ctrl+Espacio) busca en todo el PC al instante, y con la Búsqueda Profunda activada mira incluso dentro de los documentos. Nuestra guía de la búsqueda instantánea de archivos en Windows lo muestra.

Nada se borra, todo es reversible#

El miedo con cualquier automatización es que mueva el asset equivocado. Dos seguros responden. “Simular efecto” te muestra la vista previa completa — cada movimiento, antes de que un archivo se mueva. Y toda ejecución queda registrada: haz clic en “Deshacer” en una ejecución y todo vuelve. Mover es mover, nunca borrar; un archivo enviado a la carpeta del cliente equivocado está a un clic de volver. Ejecuta la simulación una vez, míralo hacer justo lo que esperabas, y entonces déjalo correr de verdad.