O lembrete sempre vence em 7 dias?

Quando você monta a regra do zero no assistente, sim — os lembretes criados por ela vencem em 7 dias, contados de quando a regra roda. É o intervalo padrão. Algumas receitas prontas já trazem prazos pensados para o assunto delas.

Se eu mover o arquivo, perco a tag e o lembrete?

Não. A tag e o lembrete são propriedades do arquivo, não da pasta. Quando uma regra move ou renomeia o arquivo, a etiqueta vai junto e continua valendo no novo lugar.

Preciso criar a tag antes de usá-la na regra?

Não. Ao escrever um nome de tag que ainda não existe, o app cria a tag na hora, com uma cor padrão. Você só digita o nome na caixa “Destino ou padrão”.

A regra consegue marcar um boleto que tem nome sem sentido?

Sim. Use a condição Conteúdo contém (PDF, DOCX, TXT) com uma marca que todo boleto imprime (como linha digitável). O app lê o texto de dentro do PDF — mesmo escaneado, com OCR embutido, 100% no seu PC — e reconhece o boleto pelo que ele diz, não pelo nome do arquivo.

As tags e os lembretes vão para a nuvem?

Não. É tudo local: as marcações, os prazos e os arquivos ficam no seu PC. Sem conta, sem servidor, sem telemetria. Disponível na Microsoft Store — compra única, com 7 dias de teste grátis.

Tags e lembretes em arquivos: nunca perca um prazo

O boleto caiu na Downloads como fatura_cliente_99812.pdf, você fechou a aba e seguiu a vida. Duas semanas depois, chega a cobrança com juros. A informação estava ali, no seu PC o tempo todo — só que enterrada numa pasta que ninguém abre e com um nome que não diz nada. Esse é o problema mais caro dos arquivos: não é perdê-los, é esquecer que eles têm prazo. Tags e lembretes existem exatamente para isso — para colar um aviso no próprio documento, de modo que ele venha até você antes da data, em vez de você ter que lembrar de procurá-lo. Este guia mostra como aplicar uma tag, criar um lembrete que vence em 7 dias e por que a etiqueta nunca se desgruda do arquivo, mesmo quando ele muda de lugar ou de nome.

O que é uma tag (e por que ela vale mais que uma pasta)#

Uma tag é uma etiqueta que você cola num arquivo. Diferente da pasta, ela não obriga o arquivo a estar num único lugar: um mesmo PDF pode ser, ao mesmo tempo, Boleto e Imóvel, e aparecer nas duas buscas. A pasta responde “onde está?”; a tag responde “o que é isto?”. Para prazos e cobranças, a segunda pergunta é a que importa — você não quer saber em que pasta o boleto mora, quer saber que existe um boleto para pagar.

O melhor: você não precisa cadastrar a tag antes. Ao usar uma tag nova, o app a cria na hora, com uma cor padrão. Você só escreve o nome.

O que é um lembrete (a tag que tem data)#

Um lembrete é uma tag com prazo. Além de marcar o arquivo, ele guarda uma data de vencimento e entra no sistema de lembretes do app — para que o documento venha lembrar de si mesmo antes de a data chegar. É a diferença entre “arquivei o boleto” e “arquivei o boleto e vou ser avisado antes de vencer”.

Como aplicar uma tag a um arquivo, por regra#

Você pode etiquetar à mão, claro, mas o ganho real é deixar a regra etiquetar sozinha. No assistente de automação (Automação → “+ Nova regra”), no passo O que fazer (ações), existe a ação Aplicar tag. Na caixa “Destino ou padrão” você escreve o nome da tag — literalmente, do jeito que ficará. Um exemplo montado:

“+ Nova regra” → nome Marcar boletos.
Pastas monitoradas → sua Downloads.
Quando rodar → comece em “Só quando eu mandar (manual)”.
Quais arquivos (condições) → Conteúdo contém (PDF, DOCX, TXT) → linha digitável. Todo boleto imprime essa marca no próprio texto, então a regra reconhece o boleto mesmo quando o arquivo se chama document-1749.pdf — leitura embutida no app, 100% no seu PC, inclusive de PDFs escaneados.
O que fazer (ações) → Aplicar tag → Boleto.

Clique em “Simular efeito” para ver, na prévia, exatamente quais arquivos receberiam a tag Boleto — “Pré-visualização — nada é alterado de verdade” — e só então salve.

Como criar um lembrete que vence em 7 dias#

A ação irmã da tag é Criar lembrete (tag). Ela faz tudo o que a Aplicar tag faz — marca o arquivo com uma etiqueta criada na hora — e ainda anexa um prazo. No assistente, uma regra que você monta do zero cria lembretes que vencem em 7 dias, contados do momento em que a regra roda. É o intervalo padrão, pensado para a maioria dos prazos curtos do dia a dia (o boleto que vence na semana, a proposta que precisa de retorno).

Na prática, basta trocar a ação do exemplo anterior:

O que fazer (ações) → Criar lembrete (tag) → Boleto.

Agora, todo boleto que a regra reconhecer ganha a etiqueta Boleto e um lembrete para dali a uma semana. Você não precisa mais lembrar de abrir a pasta: o documento avisa.

As receitas prontas da Galeria já vêm com lembretes bem escolhidos por assunto — Garantia / troca para a nota da geladeira nova, Prazo processual para uma intimação, Boleto para a conta de sempre. Você escolhe a receita, ela preenche a regra e o lembrete junto, e você só confirma na simulação.

O detalhe que muda tudo: a tag segue o arquivo#

Aqui está o benefício que faz as tags valerem a pena de verdade. Quando uma regra move ou renomeia o arquivo, a tag vai junto. Você pode marcar o boleto na Downloads como Boleto e, na mesma regra, mandá-lo para Documentos/Fiscal/Boletos/{ano}/{mês-nome} — quando ele chega lá, com nome novo e tudo, a tag Boleto continua colada nele. O lembrete também. Nada se perde na mudança.

Isso resolve o pesadelo clássico: você organiza os arquivos, eles vão para as pastas certas, e de repente as suas marcações e prazos sumiram porque estavam “presos” ao lugar antigo. Aqui não. A etiqueta é uma propriedade do arquivo, não da pasta — ela viaja com ele.

Encontrar depois: a condição que fecha o ciclo#

Marcar só vale a pena se você conseguir achar depois. Por isso a tag também é uma condição: no passo de condições existem Tem a tag e Não tem a tag. Dá para montar uma segunda regra que age só sobre o que já foi marcado — por exemplo, “todo arquivo que Tem a tag Boleto e é Mais antigo que (dias) 60, mover para um arquivo morto”. A tag vira a ponte entre uma regra e a seguinte.

Se o seu caso é justamente a papelada fiscal — notas, boletos, comprovantes — vale ler também o nosso guia de como organizar notas fiscais e boletos automaticamente, que combina o reconhecimento pelo conteúdo com o arquivamento por ano e mês.

Rede de segurança, como sempre#

Tudo aqui segue o mesmo ciclo de confiança do resto da automação: você simula antes (“Simular efeito” mostra a lista exata do que vai acontecer) e, para as ações que mexem no arquivo — mover, renomear —, desfaz depois num clique. Vale uma ressalva honesta: aplicar tag e criar lembrete não têm um “desfazer” próprio no histórico (marcar um arquivo não é destrutivo, então não há o que reverter), mas a tag é fácil de tirar à mão a qualquer momento, e nenhum arquivo é apagado no processo. Nada sai do seu PC: sem conta, sem nuvem, sem telemetria.