¿El recordatorio siempre vence en 7 días?

Cuando armas la regla desde cero en el asistente, sí — los recordatorios que crea vencen en 7 días, contados desde que la regla se ejecuta. Es el intervalo por defecto. Algunas recetas listas traen plazos pensados para su propio tema.

Si muevo el archivo, ¿pierdo la etiqueta y el recordatorio?

No. La etiqueta y el recordatorio son propiedades del archivo, no de la carpeta. Cuando una regla mueve o renombra el archivo, el rótulo viaja con él y sigue valiendo en el nuevo lugar.

¿Tengo que crear la etiqueta antes de usarla en la regla?

No. Al escribir un nombre de etiqueta que aún no existe, la app crea la etiqueta al instante, con un color por defecto. Solo escribes el nombre en la caja “Destino o patrón”.

¿Puede la regla etiquetar una factura con un nombre sin sentido?

Sí. Usa la condición El contenido contiene (PDF, DOCX, TXT) con una frase que toda factura imprime (como importe a pagar). La app lee el texto dentro del PDF — incluso escaneado, con OCR integrado, 100% en tu PC — y reconoce la factura por lo que dice, no por el nombre del archivo.

¿Las etiquetas y los recordatorios van a la nube?

No. Todo es local: las marcas, los plazos y los archivos se quedan en tu PC. Sin cuenta, sin servidor, sin telemetría. Ya disponible en la Microsoft Store.

Etiquetas y recordatorios: no vuelvas a perder un plazo

La factura cayó en Descargas como factura_cliente_99812.pdf, cerraste la pestaña y seguiste con tu vida. Dos semanas después, llega el aviso de mora. La información estuvo ahí, en tu PC todo el tiempo — solo que enterrada en una carpeta que nadie abre y con un nombre que no dice nada. Ese es el problema más caro de los archivos: no es perderlos, es olvidar que tienen un plazo. Las etiquetas y los recordatorios existen justo para esto — para pegar un aviso al propio documento, de modo que venga a ti antes de la fecha, en vez de que tengas que acordarte de ir a buscarlo. Esta guía muestra cómo aplicar una etiqueta, crear un recordatorio que vence en 7 días y por qué la etiqueta nunca se despega del archivo, aunque cambie de carpeta o de nombre.

Qué es una etiqueta (y por qué vale más que una carpeta)#

Una etiqueta es un rótulo que pegas a un archivo. A diferencia de la carpeta, no obliga al archivo a estar en un único lugar: un mismo PDF puede ser, a la vez, Factura y Hogar, y aparecer en las dos búsquedas. La carpeta responde “¿dónde está?”; la etiqueta responde “¿qué es esto?”. Para plazos y facturas, la segunda pregunta es la que importa — no quieres saber en qué carpeta vive la factura, quieres saber que existe una factura por pagar.

Lo mejor: no tienes que registrar la etiqueta antes. Al usar una etiqueta nueva, la app la crea al instante, con un color por defecto. Solo escribes el nombre.

Qué es un recordatorio (la etiqueta que tiene fecha)#

Un recordatorio es una etiqueta con plazo. Además de marcar el archivo, guarda una fecha de vencimiento y entra en el sistema de recordatorios de la app — para que el documento vuelva a recordarte de sí mismo antes de que llegue la fecha. Es la diferencia entre “archivé la factura” y “archivé la factura y me avisarán antes de que venza”.

Cómo aplicar una etiqueta a un archivo, por regla#

Puedes etiquetar a mano, claro, pero la ganancia real es dejar que la regla etiquete sola. En el asistente de automatización (Automatización → “+ Nueva regla”), en el paso Qué hacer (acciones), está la acción Aplicar etiqueta. En la caja “Destino o patrón” escribes el nombre de la etiqueta — literalmente, tal como quedará. Un ejemplo armado:

“+ Nueva regla” → nómbrala Etiquetar facturas.
Carpetas monitoreadas → tus Descargas.
Cuándo ejecutar → empieza en “Solo cuando yo lo indique (manual)”.
Qué archivos (condiciones) → El contenido contiene (PDF, DOCX, TXT) → importe a pagar. Las facturas imprimen esa frase en su propio texto, así que la regla reconoce la factura aunque el archivo se llame document-1749.pdf — la lectura está integrada en la app, 100% en tu PC, incluidos los PDF escaneados.
Qué hacer (acciones) → Aplicar etiqueta → Factura.

Haz clic en “Simular efecto” para ver, en la vista previa, exactamente qué archivos recibirían la etiqueta Factura — “Vista previa — nada se cambia de verdad” — y solo entonces guarda.

Cómo crear un recordatorio que vence en 7 días#

La acción hermana de la etiqueta es Crear recordatorio (etiqueta). Hace todo lo que hace Aplicar etiqueta — marca el archivo con un rótulo creado al instante — y además adjunta un plazo. En el asistente, una regla que armas desde cero crea recordatorios que vencen en 7 días, contados desde el momento en que la regla se ejecuta. Es el intervalo por defecto, pensado para la mayoría de los plazos cortos del día a día (la factura que vence esta semana, la propuesta que necesita seguimiento).

En la práctica, basta con cambiar la acción del ejemplo anterior:

Qué hacer (acciones) → Crear recordatorio (etiqueta) → Factura.

Ahora cada factura que la regla reconozca recibe la etiqueta Factura y un recordatorio para dentro de una semana. Ya no tienes que acordarte de abrir la carpeta: el documento avisa.

Las recetas listas de la Galería ya vienen con recordatorios bien elegidos por tema — Plazo AEAT para la temporada de impuestos, Vencimiento monotributo para los comprobantes de la AFIP, Cuota de autónomo para la Seguridad Social. Eliges la receta, ella rellena la regla y el recordatorio junto, y tú solo confirmas en la simulación.

El detalle que lo cambia todo: la etiqueta acompaña al archivo#

Aquí está el beneficio que hace que las etiquetas valgan de verdad la pena. Cuando una regla mueve o renombra el archivo, la etiqueta va con él. Puedes etiquetar la factura en Descargas como Factura y, en la misma regla, mandarla a Documentos/Facturas/{año}/{mes-nombre} — cuando llega allí, con nombre nuevo y todo, la etiqueta Factura sigue pegada a él. El recordatorio también. Nada se pierde en el traslado.

Esto resuelve la pesadilla clásica: organizas tus archivos, van a las carpetas correctas, y de repente tus marcas y plazos desaparecen porque estaban “atados” al lugar antiguo. Aquí no. La etiqueta es una propiedad del archivo, no de la carpeta — viaja con él.

Encontrarlo después: la condición que cierra el ciclo#

Marcar solo vale la pena si luego puedes encontrarlo. Por eso la etiqueta es también una condición: en el paso de condiciones están Tiene la etiqueta y No tiene la etiqueta. Puedes armar una segunda regla que actúe solo sobre lo ya etiquetado — por ejemplo, “todo archivo que Tiene la etiqueta Factura y es Más antiguo que (días) 60, mover a un archivo histórico”. La etiqueta se vuelve el puente de una regla a la siguiente.

Si tu caso es justamente el papeleo — facturas, recibos, documentos fiscales — vale leer también nuestra guía sobre cómo organizar facturas y recibos automáticamente, que combina el reconocimiento por contenido con el archivado por año y mes.

Una red de seguridad, como siempre#

Todo aquí sigue el mismo ciclo de confianza que el resto de la automatización: simulas antes (“Simular efecto” muestra la lista exacta de lo que va a pasar) y, para las acciones que tocan el archivo — mover, renombrar —, deshaces después en un clic. Una salvedad honesta: aplicar etiqueta y crear recordatorio no tienen un “deshacer” propio en el historial (marcar un archivo no es destructivo, así que no hay nada que revertir), pero una etiqueta se quita fácil a mano en cualquier momento, y ningún archivo se borra en el proceso. Nada sale de tu PC: sin cuenta, sin nube, sin telemetría.