Organize os arquivos antes do backup

Todo mundo te manda fazer backup. Quase ninguém te manda fazer backup de uma coisa que você consiga restaurar de fato — e essas não são a mesma tarefa. No dia em que o disco morre e você restaura, você não quer os seus arquivos de volta; você quer a sua vida de volta: as fotos achável, os documentos onde pertencem, o que importa claramente separado da tralha. Faça backup de uma bagunça e é exatamente uma bagunça que você restaura — o mesmo caos, agora também num segundo disco, e uma pasta que você continua sem conseguir navegar no pior momento possível.

Este guia é o passo antes do backup: a faxina que transforma um backup de um bloco amorfo em algo restaurável. E ele é honesto sobre uma coisa logo de cara — o app aqui não faz o backup. Ele deixa os seus arquivos prontos, para a ferramenta de backup que você já tem fazer o serviço numa biblioteca limpa em vez de num pântano.

O teste da restauração às 3 da manhã#

Faça-o agora, com calma, para você nunca ter que descobrir a resposta no desespero. O seu disco principal se foi e você restaura do backup. Você recebe uma cópia limpa e navegável da sua vida — ou 400 GB que você tem que escavar tudo de novo, do mesmo jeito que teria antes? Se você não consegue responder com confiança, o seu backup não está pronto. É só a cópia de um problema.

Por que um backup bagunçado é um backup quebrado#

A bagunça arruína uma restauração de três formas concretas, mesmo quando o backup em si “dá certo”:

• Duplicados triplicam o tamanho e o tempo. Se as mesmas fotos e instaladores moram em três lugares, o seu backup copia fielmente os três — então você paga, em espaço e em horas, para proteger pura redundância.
• Você não distingue o insubstituível do reobtível. Um backup que mistura a sua única cópia da foto do casamento com um instalador do Windows que você rebaixaria em cinco minutos trata os dois como igualmente preciosos. Ou seja, quando o espaço ou o tempo aperta, você não protege bem nenhum dos dois.
• É tudo ou nada. Um backup de uma gaveta de tralha restaura como uma gaveta de tralha. Você não consegue trazer de volta só “o que importa” de um bloco que nunca foi separado.

Então a preparação abaixo não é arrumação por arrumação. É a diferença entre uma restauração que você usa e uma que você só consegue encarar.

Quatro movimentos antes de clicar em “fazer backup”#

Faça na ordem. Cada um encolhe e clareia o que você está prestes a proteger.

1. Deduplique primeiro — não pague para proteger o mesmo arquivo três vezes

A vitória maior e mais fácil. O mesmo arquivo copiado por várias pastas é peso morto no backup, multiplicado. Limpar duplicados de verdade — casados pelo conteúdo real, não pelo nome, então até cópias renomeadas são pegas — pode encolher de forma notável o que você vai copiar antes mesmo de começar. Faça este com cuidado; o processo, e os freios que nunca deixam você remover a última cópia de nada, estão em encontrar e remover arquivos duplicados com segurança.

2. Meça o que de fato pesa — saiba antes de pagar para guardar

Antes de comprometer gigabytes com um plano de nuvem ou encher um HD externo, veja onde o peso realmente está. Quase sempre é uma surpresa: umas duas pastas de vídeo, ou exports de projetos antigos, fazem sombra em todo o resto junto. Ler o mapa primeiro — o tamanho recursivo real de cada pasta, e quais tipos de arquivo a estão comendo — deixa você decidir o que merece mesmo um backup e o que dá simplesmente para apagar. É exatamente ver o tamanho das pastas que o Windows não mostra.

3. Separe o insubstituível do rebaixável — este é o coração

Nem tudo merece a mesma proteção, e fingir que sim é o que deixa os backups inchados e as restaurações confusas. Divida os seus arquivos, mental e fisicamente, em dois montes:

• Insubstituível — as suas fotos, os seus documentos escritos, o seu trabalho, tudo que você fez ou que não existe em nenhum outro lugar do planeta. É para isso que serve o tratamento completo de backup.
• Substituível — instaladores, filmes, downloads que você pega de novo, o próprio sistema operacional. Perder isso custa um download, não uma lembrança.

Uma estrutura de pastas clara já faz a maior parte dessa separação por você: o insubstituível em Documentos e Imagens, o descartável passando pela Downloads. É mais um motivo de a estrutura de pastas que escala render em dobro na hora do backup. Com os dois montes separados, você faz backup do precioso com capricho e frequência, e mal se importa com o volumoso substituível.

4. Compacte o frio — arquive o que você guarda mas nunca toca

Para os arquivos que você quer manter mas nunca abre — projetos concluídos, os impostos da década passada, o arquivo morto —, empacotá-los em ZIPs transforma um esparramo de milhares de arquivos soltos num punhado de pacotes arrumados e menores, que fazem backup mais rápido e restauram como unidades limpas. O app cria ZIP, o formato que abre em qualquer máquina sem instalar nada — exatamente o que você quer num arquivo que talvez restaure daqui a anos num computador sabe-se lá qual. A volta completa está em compactar e extrair do jeito certo. Uma ressalva: não compacte o que você usa todo dia — você só ficaria descompactando o tempo todo. Compacte o frio; deixe o quente em paz.

A regra 3-2-1, explicada com honestidade#

Com os dados limpos, a regra que vale seguir é antiga, simples e chata por um bom motivo. É a 3-2-1:

• 3 cópias de tudo que você não pode perder — o original, mais dois backups.
• 2 tipos diferentes de mídia — digamos, o seu disco interno e um externo. Não duas pastas no mesmo disco, que uma única falha apaga juntas.
• 1 cópia guardada fora do local — um serviço de nuvem, ou um disco que você guarda em outro lugar — porque um incêndio, uma enchente ou um roubo leva tudo que está numa sala só de uma vez.

Aqui está por que a preparação acima importa tanto: é o que torna a 3-2-1 prática em vez de castigo. Deduplicado, medido e separado, o seu monte “insubstituível” fica pequeno o bastante para manter três cópias dele — uma delas fora do local — virar fácil e barato. As pessoas pulam a 3-2-1 porque fazer backup de tudo três vezes soa absurdo. Você não faz backup de tudo três vezes. Você faz backup do monte pequeno, limpo e precioso três vezes, e deixa o volume substituível se virar.

Onde este app para, e onde a sua ferramenta de backup começa#

Seja claro sobre isto, porque é o limite honesto: o Elegant File Explorer não é uma ferramenta de backup. Ele não copia os seus arquivos para um segundo disco, não guarda versões, não roda em horário agendado e não armazena nada na nuvem. O que ele faz é tudo que vem antes do backup — deduplicar, medir, separar e compactar — para os dados que você entrega chegarem limpos, pequenos e bem organizados.

O backup em si você faz com a ferramenta que já tem e em que já confia: o Histórico de Arquivos do Windows ou uma pasta de sincronização na nuvem para os documentos do dia a dia, um programa de backup em HD externo ou uma ferramenta de imagem para o sistema inteiro — o que couber no seu caso. Continue usando. Este guia só garante que, quando ela rodar, esteja protegendo uma biblioteca limpa em vez de copiar fielmente uma bagunça. Tudo que o app faz acontece no seu PC; nada é enviado pelo próprio app.